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Die teuersten Minuten im Hotel

Wo im Hotelalltag Zeit verloren geht und wie Sie sie zurückholen

Nicht jede Kostensteigerung steht auf einer Rechnung. Manche entstehen jeden Tag: ein zusätzlicher Weg dort, eine doppelte Eingabe da, eine Rückfrage zwischen Restaurant und Rezeption. Für sich betrachtet belanglos, zusammen kosten sie täglich wertvolle Arbeitszeit und Umsatz, bremsen Abläufe und nehmen Ihren Mitarbeitenden genau die Zeit, die sie eigentlich für ihre Gäste haben sollten. Mit durchgängigen digitalen und optimierten Hotelprozessen lassen sich viele dieser Zeitfresser vermeiden. Wir zeigen Ihnen, an welchen Stellen im Hotelalltag die größten Potenziale liegen, und wie Sie daraus mehr Effizienz, besseren Service und zufriedenere Gäste gewinnen.

1 DIGITALES KÜCHENMANAGEMENT

Gerade in Hotels müssen Restaurant, Küche und Rezeption perfekt zusammenspielen. Genau hier entstehen oft unnötige Rückfragen, doppelte Arbeit oder Verzögerungen. Mit dem APRO Bestellmanager greifen alle Abläufe nahtlos ineinander.

Speisenauswahl bereits beim Frühstück

Gäste mit Halb- oder Vollpension wählen ihr Abendessen bereits beim Frühstück aus. Die Auswahl wird direkt im System gespeichert und inklusive Gangfolge für den Abend vorbereitet. Beim Abendservice ruft der Kellner die Vorbestellungen einfach tischweise ab – ganz ohne erneute Eingabe.

Mehr Planungssicherheit für die Küche

Die Küche erkennt bereits im Laufe des Tages, welche Gerichte am Abend voraussichtlich benötigt werden. Das erleichtert die Produktionsplanung, reduziert Stress in Spitzenzeiten und sorgt für einen reibungsloseren Küchenablauf.

Allergien und Gästeinformationen immer im Blick

Allergene, Unverträglichkeiten oder wichtige Gästeinformationen werden direkt aus dem Hotelprogramm übernommen und stehen Service und Küche automatisch zur Verfügung. Das erhöht die Sicherheit und vermeidet Rückfragen oder Übertragungsfehler.

Weniger Stress im Abendservice

Vorbestellungen werden automatisch dem richtigen Tisch zugeordnet und können zum gewünschten Zeitpunkt abgerufen werden. Der Service startet ohne langes Suchen oder erneutes Erfassen der Bestellung – besonders bei stark frequentierten Abendservices ein spürbarer Vorteil.

Alle Bereiche arbeiten mit denselben Informationen

Durch die direkte Anbindung von APRO an führende Hotelprogramme greifen Rezeption, Restaurant und Küche jederzeit auf denselben Datenstand zu. Medienbrüche, doppelte Eingaben und Missverständnisse gehören der Vergangenheit an.

Das Ergebnis

  • Weniger Rückfragen zwischen Rezeption, Service und Küche
  • Frühzeitige Planung der Speisenproduktion
  • Schnellere und strukturierte Abläufe im Abendservice
  • Automatische Übernahme von Allergien und Gästeinformationen in den Hotel Küchenmonitor
  • Weniger Fehler durch doppelte Dateneingaben
  • Mehr Zeit für den Gast statt für organisatorische Abläufe

2 MOBILE BONIERUNG

Jeder unnötige Weg kostet Zeit – besonders dann, wenn das Restaurant gut besucht ist. Mit mobiler Bonierung bleiben Servicekräfte dort, wo sie gebraucht werden: beim Gast.Bestellungen werden direkt am Tisch über Smartphone, Tablet oder Orderman aufgenommen und sofort an Küche oder Schank übermittelt. Änderungen, Sonderwünsche oder Nachbestellungen werden in Echtzeit übernommen – ganz ohne handschriftliche Notizen oder nachträgliches Bonieren an der Kassa.Auch die Bezahlung erfolgt auf Wunsch direkt am Tisch. Das spart zusätzliche Wege, verkürzt Wartezeiten und sorgt für einen schnellen, professionellen Service. So spart Mobile Bonierung im Hotelalltag viel Zeit.

Dank der direkten Anbindung an das Hotelprogramm (PMS Schnittstelle) können Restaurantumsätze außerdem mit wenigen Klicks direkt auf das Zimmer gebucht werden. Zimmernummern, Gästedaten oder Berechtigungen stehen automatisch zur Verfügung – ohne doppelte Eingaben oder Rückfragen an der Rezeption.

Das Ergebnis

  • Weniger Laufwege für den Service
  • Schnellere Bestellaufnahme und Bonierung
  • Sofortige Übermittlung an Küche und Schank
  • Direkte Zimmerbuchungen ohne Medienbruch
  • Kürzere Wartezeiten für Gäste
  • Mehr Zeit für persönliche Betreuung

3 REPORTING

Wer ein Hotel erfolgreich führen möchte, braucht aktuelle Zahlen – nicht erst am nächsten Tag oder Monatsende.Mit dem APRO® Reporting stehen alle wichtigen Kennzahlen in Echtzeit zur Verfügung. Ob Restaurant, Bar, Frühstück, Roomservice oder mehrere Standorte – Umsätze, Artikel, Warengruppen, Mitarbeiterleistungen oder Zahlungsarten lassen sich jederzeit auswerten.

So erkennen Hoteliers frühzeitig Entwicklungen, können Personal gezielt einsetzen und fundierte Entscheidungen treffen – auch von unterwegs per Smartphone, Tablet oder Notebook.

Statt Daten aus verschiedenen Systemen zusammenzuführen, stehen alle Informationen zentral und übersichtlich bereit.

Das Ergebnis

  • Echtzeit-Einblick in alle relevanten Kennzahlen
  • Weniger manueller Auswertungsaufwand
  • Schnellere betriebswirtschaftliche Entscheidungen
  • Transparenz über Restaurant, Bar und Hotelbetrieb
  • Zugriff jederzeit und von überall
  • APRO® KI-Reporting für individuelle und aussagekräftige Echt-Zeit-Reports

4 BUCHHALTUNG & SCHNITTSTELLEN

Je mehr Systeme unabhängig voneinander arbeiten, desto mehr Zeit geht durch doppelte Dateneingaben verloren.APRO verbindet Kassensystem, Hotelsoftware, Buchhaltung, Warenwirtschaft, Payment-Lösungen und zahlreiche weitere Systeme zu einem durchgängigen digitalen Prozess. So macht Digitaliserung in der Hotellerie Sinn.Daten werden automatisch übergeben, anstatt mehrfach erfasst zu werden. Das reduziert Fehler, spart Zeit und sorgt dafür, dass alle Bereiche mit denselben Informationen arbeiten.

Ob Tagesabschlüsse, Rechnungen, Zahlungsdaten oder Buchungsinformationen – die Übergabe erfolgt strukturiert und automatisiert.

Das Ergebnis

  • Weniger doppelte Dateneingaben
  • Weniger Übertragungsfehler
  • Automatisierte Abläufe zwischen den Systemen
  • Schnellere Buchhaltung und Verwaltung
  • Ein durchgängiger digitaler Workflow

5 GUTSCHEINE, WEBSHOP & GÄSTE-APPS

Auch viele Abläufe außerhalb des eigentlichen Restaurantbetriebs kosten täglich Zeit.Mit digitalen Gutscheinen, einem integrierten Webshop und modernen Gäste-Apps können zahlreiche Prozesse automatisiert werden.

Gäste kaufen Gutscheine rund um die Uhr online, lösen diese direkt im Betrieb ein oder bestellen Leistungen bequem vorab. Auch Roomservice, Frühstücksbestellungen oder Zusatzleistungen lassen sich – je nach Betriebskonzept – digital abbilden.

Das entlastet Mitarbeitende, reduziert telefonische Anfragen und schafft gleichzeitig zusätzlichen Komfort für die Gäste.

Das Ergebnis

  • Weniger manueller Verwaltungsaufwand
  • Digitale Gutscheinverwaltung ohne Papierchaos
  • Zusätzliche Umsätze durch Online-Verkäufe
  • Mehr Service für Gäste vor, während und nach dem Aufenthalt
  • Automatisierte Prozesse rund um Bestellungen und Zusatzleistungen
Ganz ehrlich, wie viele Minuten verliert Ihr Hotel jeden Tag?Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Abläufe analysieren und Optimierungspotenziale erarbeiten.
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