Arbeitsabläufe (Workflows) definieren

Zielgruppe: Büro, Chef, Küchenchef — in Zusammenarbeit mit dem APRO-Techniker
Typische Nutzung: Einmalig beim Einrichten; Anpassung bei Umbau der Küche, neuer Station, geändertem Serviceablauf
Aufruf: `my.apro → Kassenmodule → Bestellmanager → Arbeitsabläufe`

Zweck

Ein Arbeitsablauf beschreibt, welchen Weg eine Bestellung von der Kasse bis zur Ausgabe an den Gast nimmt. Er beantwortet drei Fragen: Welche Stationen gibt es (warme Küche, kalte Küche, Salatplatz, Bar, Pass)? Welcher Bestellmanager sieht welche Artikel und zu welchem Zeitpunkt? Was passiert, wenn ein Artikel den nächsten Status erreicht — löst das einen Druck aus, einen Ton, oder wird der folgende Gang freigeschaltet? Sauber definierte Workflows sorgen dafür, dass niemand in der Küche eine Bestellung übersieht und dass der Service genau dann weiß, dass alles fertig ist.

Einrichtungs-Ablauf

Typischer Einrichtungs-Ablauf eines Workflows:

1. Stationen festlegen — Überlegen, welche Produktionsplätze es gibt: Pass, warme Küche, kalte Küche, Salatplatz, Bar, Fritteuse, Dessert. Pro Station wird später ein Bestellmanager aufgestellt.
2. Workflow-Schritte definieren — In my.apro → Kassenmodule → Bestellmanager → Arbeitsabläufe einen neuen Ablauf anlegen oder eine bestehende Vorlage (z. B. „Standard Gastronomie") kopieren. Typische Schritte: „Bestellt" → „In Produktion" → „Fertig" → „Geschickt" → optional „Abgeholt".
3. Aktion und Status verknüpfen — Jeder Schritt besteht aus einem Status (wo die Bestellung aktuell ist) und einer Aktion (wie der Koch den Schritt abschließt). Die Benennung wird auch auf dem Bestätigungs-Button am Bestellmanager angezeigt — z. B. „In Arbeit", „Fertigstellen", „An Service".
4. Verteilerlogik wählen — Pro Schritt wird festgelegt, wie es weitergeht: Schickt der Hauptplatz an den Nebenplatz weiter? Darf die Nebeninstanz selbst „schicken" oder nur „fertig" setzen? Wartet das Ticket auf Bestätigung aller Gänge oder läuft es pro Gang einzeln?
5. Bestellmanager zuweisen — In jedem Workflow-Schritt werden die Bestellmanager hinterlegt, die den Schritt sehen und bearbeiten dürfen. Beispiel: „Produziert" sieht die kalte Küche nicht — nur der Passplatz.
6. Events und Filter — Pro Schritt können Nebeneffekte konfiguriert werden: Signalton bei Eintreffen einer Express-Bestellung, Druck eines Status-Bons am Pass, Ein-/Ausblenden bestimmter Sparten (z. B. Getränke nicht auf dem Küchenmonitor).
7. Druckbereiche anbinden — Pro Workflow-Schritt werden die Druckbereiche ausgewählt, deren Artikel der Monitor zeigen soll (Multi-Select). Ab BM-Neu entfällt die klassische Druckprofil-Maske — die Zuordnung geschieht direkt im Workflow.
8. Testlauf — Bestellung über alle Sparten bonieren und prüfen, ob jeder Monitor nur „seine" Artikel sieht und die Schritte sauber durchlaufen.

Einstellungen

Die wichtigsten Stellschrauben:

• Workflows anlegen/kopieren — `my.apro → Kassenmodule → Bestellmanager → Arbeitsabläufe`.
• Kompletten Workflow kopieren — In der Workflow-Liste den gewünschten Ablauf markieren und auf Kopieren klicken. Es entsteht eine vollständige Kopie des gesamten Workflows inklusive aller Schritte, Zuweisungen und Einstellungen — ideal als Ausgangspunkt für eine Variante. (Einzelne Schritte lassen sich zusätzlich innerhalb eines Workflows kopieren.)
• Workflow exportieren / importieren (ab Version 10.40.1) — Über die Schaltflächen Export und Import speichern Sie einen kompletten Workflow als Datei und spielen ihn in einem anderen Betrieb (anderes Lokal) wieder ein. So übernehmen Sie einen einmal eingerichteten Ablauf auf weitere Standorte, ohne ihn neu anzulegen.
• Bestellmanager zuweisen — im jeweiligen Schritt; auch Mehrfachzuweisung möglich.
• Umleitung bei Ausfall — Pro Bestellmanager lässt sich der Modus „Ausgefallen" aktivieren. Dann gehen neue Bestellungen nicht mehr auf den Monitor, sondern laufen auf den hinterlegten Ersatzdrucker. Details siehe druckbereiche-fallback-routing.md.
• Helferinstanz — Für gleichwertige Plätze in Stoßzeiten. Zuweisung im Bestellmanager-Verhalten; Bestellungen werden dann abwechselnd verteilt.
• Gangabruf-Modus — inkrementell, auf alle Artikel, nur am Ticket oder deaktiviert — im Verhalten des Bestellmanagers.
• Nebeninstanz: „Schicken erlaubt" — Freigabe, damit eine Nebenstation selbst an den Service ausgeben darf (typisch Buffet-Pommes-Platz).
• Event-Benachrichtigungen — Gangabruf, Tischwechsel, Storno — jeweils als Event konfigurierbar.

Berechtigungen

Varianten

• Standard Gastronomie — Bestellt → Produziert → Geschickt. Eine Hauptinstanz in der Küche, optional Abholmonitor.
• Mehrstufig Fine Dining — Bestellt → Produktionsfreigabe → Produziert → Plattiert → Geschickt. Plattier-Schritt liegt am Pass.
• Buffet / Fastfood — Jede Station schickt selbst aus. Ticket pro Artikel, damit Einzelprodukte (Pommes, Burger) unabhängig laufen.
• Abholkonzept — Zusätzlicher Schritt „Abholbereit", der automatisch den Abhol-Infoscreen bedient.
• Salat-/Dessertplatz als Nebeninstanz — Bekommt den Salat erst, wenn die warme Küche den Hauptgang freigibt — damit Vorspeise und Hauptgang zeitgleich am Pass sind.
• Express-Bestellung — Eigene Flag; wird über Sortierregel ganz nach vorne gereiht und löst optional Ton aus.

Problembehebung

• „Nebenmonitor sieht die Bestellung nicht" → Ist der Bestellmanager im entsprechenden Workflow-Schritt eingetragen? Sind die passenden Druckbereiche ausgewählt?
• „Bestätigungs-Button heißt nicht, wie besprochen" → In Arbeitsabläufe → Schritt → Bezeichnung lässt sich der Button beschriften; gleiche Benennung erscheint dann am Gerät.
• „Ein Gang wird auf dem Salatplatz nicht aktiv" → Der Workflow wartet auf Freigabe durch die Hauptinstanz. Option „Inaktiver Gang bedienbar" aktivieren, wenn der Platz unabhängig arbeiten soll.
• „Ersatzdrucker bei Ausfall druckt nichts" → Am Bestellmanager muss „Ausgefallen" aktiv sein und im Druckprofil ein Drucker hinterlegt sein.
• „Zu viele Events gleichzeitig" → Event-Filter pro Schritt verwenden, damit nicht jedes Gerät jeden Ton abspielt.
• „Gangabruf löst nicht aus" → Gangabruf-Modus prüfen; bei „deaktiviert" zeigt der Monitor den Abruf nicht an.

Siehe auch

• bestellansicht-workflows.md — Ansicht des Kochs
• druckbereiche-fallback-routing.md — Umleitung bei Ausfall
• bestellmanager-administration.md — Grundsetup und Wizard
• bon-styles-farbkodierung.md — Farbcodierung pro Schritt
• ../bonneu/druckprofile.md — Klassische Druckprofile (BM-Alt)
• ../bonneu/gangabruf.md — Gangabruf aus Kellnersicht