Gutschein ausstellen und einlösen

Zielgruppe: Kellner, Servicekraft (+ Chef)
Typische Nutzung: Im laufenden Betrieb — Kunde kauft einen Gutschein oder bezahlt seine Rechnung ganz oder teilweise mit einem bestehenden Gutschein
Aufruf Ausstellen: Artikelmaske → Gutschein-Artikel → Wertdialog
Aufruf Einlösen: Tisch → Rechnung/Abrechnen → Zahlungsmittel „Gutschein einlösen"

Zweck

Ein Gutschein ist für den Kellner entweder ein Verkauf (Gast kauft einen Geschenkgutschein oder lädt eine Wertkarte auf) oder ein Zahlungsmittel (Gast zahlt Rechnung ganz oder teilweise mit einem bestehenden Gutschein). Ausstellen passiert in der Bonierung, Einlösen in der Abrechnung. Am Ende gibt es einen Bon und — beim Ausstellen — zusätzlich einen Gutscheinbeleg mit Code.

Ablauf Ausstellen

Standard-Ablauf „Geschenkgutschein an der Kasse verkaufen":

1. Tisch wählen (bei Gastronomie) oder direkt die Kasse im SB-/Thekenmodus öffnen.
2. Gutschein-Artikel antippen — üblicherweise auf einer eigenen Spartenfläche „Gutschein" oder „Geschenk" hinterlegt.
3. Kategorie wählen — z. B. „Geschenkgutschein", „Wertkarte", „10-Euro-Markerl". Jede Kategorie hat eigene Regeln (Mindestwert, Höchstwert, Code-Länge).
4. Stückzahl eingeben (optional) — der Wert im Stück-Feld ist markiert und lässt sich sofort überschreiben.
5. Wert eingeben — je nach Kategorie frei wählbar, vorbelegt oder fix gesperrt (Entscheidung trifft das Büro in der Kategorie-Konfiguration).
6. Code erzeugen oder eingeben — wird automatisch nach Muster erzeugt oder manuell eingetragen (z. B. bei vorgedruckten Karten).
7. Übernehmen — der Gutschein-Artikel wird wie ein normaler Artikel in die Tischliste aufgenommen. Bei mehreren Stück erscheint jeder Gutschein mit eigener Nummer einzeln in der Liste.
8. Rechnung abschließen — Gast zahlt bar, mit Karte oder gemischt. Erst mit der Bezahlung wird der Gutschein im System tatsächlich aktiv.
9. Belege werden gedruckt — die normale Rechnung plus für jeden Gutschein ein eigener Gutscheinbeleg mit Code, Wert und Gültigkeit.

Ablauf Einlösen

Standard-Ablauf „Gast zahlt mit Gutschein":

1. Tisch öffnen und Abrechnung starten — Rechnungssumme steht fest.
2. Zahlungsmittel-Auswahl öffnen und „Gutschein einlösen" antippen.
3. Kategorie wählen — der Kellner sieht die aktiven Gutschein-Arten des Betriebs (z. B. „Geschenkgutschein", „Wertkarte", „Markerl").
4. Code eingeben — per Tastatur, per Handscanner (Barcode vom Gutscheinbeleg) oder über die Kundenkarte.
5. Betrag eingeben — entweder der volle Restwert oder ein Teilbetrag. Die Kasse zeigt den aktuellen Restwert des Gutscheins an, sobald der Code erkannt wurde.
6. Gutschein hinzufügen — der Eintrag erscheint in der Liste „Einzulösende Gutscheine". Weitere Gutscheine können genauso hinzugefügt werden.
7. OK drücken — die Kasse zieht die Gutscheinbeträge von der Rechnungssumme ab. Bleibt ein Rest, wird er mit einem weiteren Zahlungsmittel kassiert (Bar, Karte, Zimmer …).
8. Bon druckt — Rechnung zeigt den Gutscheinbetrag und den eventuell offenen Rest-Zahlungsbetrag.

Neu in Version 10.41

Für den Kellner betreffen die Änderungen in erster Linie das Einlösen:

Eigener „Hinzufügen"-Schritt: Ein Gutschein wird zuerst in die Liste „Einzulösende Gutscheine" aufgenommen und erst mit OK gemeinsam übernommen. Früher war „OK" gleichzeitig Bestätigung und Übernahme, was bei mehreren Gutscheinen schnell zu Irritationen geführt hat.

• Größere Action-Buttons: Die Tasten im Einlösen-Dialog sind jetzt genauso groß und klar beschriftet wie beim Ausstellen. Touch-Bedienung geht flüssiger.
• Abbrechen bedeutet wirklich abbrechen: Ein Klick auf „Abbruch" verwirft alle bereits hinzugefügten Gutscheine. OK ohne vorheriges „Hinzufügen" zeigt eine deutliche Meldung. Beim Ausstellen von Markerl / Stück-Gutscheinen erscheinen bei mehreren Stück einzelne Einträge in der Positionsliste statt einer Sammelzeile. Die Stückzahl-Eingabe ist beim Antippen markiert und kann direkt überschrieben werden.
• Fixe Werte pro Kategorie: Für Kategorien mit fest hinterlegtem Wert bleibt das Betragsfeld jetzt sauber gesperrt und kann vom Kellner nicht versehentlich überschrieben werden.

Einstellungen

Was das Verhalten rund um Gutscheine steuert:

• Kategorien — my.apro → Kassenmodule → Gutscheine → Verwaltung. Art (Wert, Rabatt, Markerl, Kundenkarte), Mindest-/Höchstwert, Vorbelegung, Codemuster.
• Wer darf ausstellen/einlösen — je Kategorie trennbar nach Client (BonNeu, BonierApp, Kiosk).
• Bon-Layout Gutscheinbeleg — Titel, Gültigkeits-Hinweis, Logo. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Zahlungsmittel-Split. Gutschein mit Bar/Karte kombinierbar? (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Rechte — my.apro → Kassenmodule → Benutzer Berechtigungen → Gruppen. Trennt Ausstellen, Einlösen, Stornieren, Kategorie-Pflege.

Berechtigungen

Varianten

• Wertgutschein vs. Rabatt-Gutschein — Wertgutschein wird als Zahlungsmittel abgezogen; Rabatt-Gutschein reduziert die Summe auf Positionsebene. Für den Kellner gleich, die Kasse rechnet automatisch.
• Teileinlösung — Nur ein Teilbetrag wird eingelöst, der Rest bleibt auf dem Gutschein. Beim nächsten Einsatz erscheint automatisch der offene Restwert.
• Gutschein + Bar/Karte — Reicht der Gutschein nicht, ergänzt der Kellner über den Zahlungsmittel-Split (siehe split-zahlungsmittel.md).
• Markerl / Stück-Gutschein — Statt Wert wird eine Stückzahl ausgegeben (z. B. „5x Jausen-Markerl"), pro Einlösung wird ein Stück abgebucht.
• Wertkarte / Token — Wiederaufladbare Karte, die mehrfach aufgeladen und abgebucht werden kann. Aufladen läuft wie eine erneute Ausstellung auf denselben Code.
• Storno einer Einlösung — Bei Fehlbuchung; Restwert wird freigegeben. Ab Rechnungsdruck braucht es Chef-Rechte.
• Fremdgutschein — Gutscheine externer Systeme (Incert, e-guma, Shopware u. a.) erscheinen je nach Freigabe im Einlösen-Dialog als eigene Gutschein-Art. Details in der Schnittstellen-Doku.

Problembehebung

• „Code wird nicht akzeptiert" → Richtige Kategorie gewählt? Code mit Bindestrich/Leerzeichen eingegeben statt genau wie gedruckt? Bei Handscanner: Scanner-Profil prüfen (HID/Keyboard-Wedge).
• „Restwert stimmt nicht" → Gutschein wurde möglicherweise an einer anderen Kasse oder früher schon teilweise eingelöst. Der angezeigte Restwert ist der verbindliche. Im Zweifel Chef drüberschauen lassen.
• „Gutschein wurde doppelt eingelöst" → Storno der jüngeren Einlösung durch Chef-Berechtigung. Restwert wird automatisch wieder freigegeben.
• „Papierbeleg druckt nicht" → Drucker-Status prüfen (Papier, Verbindung). Der Gutschein ist im System bereits ausgestellt — der Beleg kann nachgedruckt werden, sobald der Drucker wieder läuft.
• „Dialog zeigt keine Gutschein-Arten" → Für diese Kasse bzw. diesen Client ist keine Gutschein-Kategorie zum Einlösen freigegeben. Büro prüft in `my.apro → Gutscheine → Kategorien`.
• „Kellner sieht den Punkt Gutschein einlösen nicht" → Berechtigung im Bedienerprofil fehlt.
• „Rechnung abgeschlossen, Gutschein nicht abgebucht" → Seltener technischer Fall (Zahlungsservice war kurz offline). Stornieren und neu einlösen; im Zweifel Support, damit die Doppelbuchung erkannt wird.

Siehe auch

• ../bonierapp/gutschein-ausstellen-einloesen.md — Mobile Variante am Tablet/Orderman
• abrechnen-bar-karte.md — Standard-Zahlung, wenn kein Gutschein im Spiel ist
• split-zahlungsmittel.md — Gutschein in Kombination mit Bar oder Karte
• rabatte.md — Abgrenzung zu direkten Rabatten auf Positionen
• ../myapro/stammdaten-sync-konfig.md — Pflege der Gutschein-Kategorien in my.apro
• Schnittstellen-Doku (für Techniker): docs/schnittstellen/articles/gutschein/apro-gutschein.md, docs/schnittstellen/articles/gutschein/fremd-gutschein-sammel.md