Lizenz-Übersicht (aktive Module, Laufzeit, Lizenz-Check)

Zielgruppe: Chef, Büro
Typische Nutzung: Einmalig beim Einrichten, danach bei Modul-Erweiterungen, Hardware-Tausch oder jährlicher Erneuerung
Aufruf: my.apro → Kassenmodule → Administration → Lizenzverwaltung

Zweck

In der Lizenz-Übersicht sieht das Büro auf einen Blick, welche APRO-Module der Betrieb gebucht hat, bis wann sie laufen und welche Kassen (Seriennummern) dafür freigeschaltet sind. Das ist der zentrale Kontrollpunkt für Fragen wie „Haben wir das Hotel-Modul aktiv?", „Wann läuft unsere Lizenz aus?" oder „Warum startet die neue Kasse nicht?".

Ablauf

Lizenz-Status prüfen:

1. my.apro → Kassenmodule → Administration → Lizenzverwaltung öffnen.
2. Übersicht der Module — z.B. Basis-Kasse, Bonierapp, Bestellmanager, Hotel-Schnittstelle, FiBu-Modul, Kiosk, Webshop, Gutscheinsystem.
3. Pro Modul:

• Anzahl gebuchter Lizenzen
• Anzahl aktuell verwendeter Lizenzen (an welcher Kasse / Gerät)
• Laufzeit-Ende

4. Details je Gerät — Seriennummer, Installations-Datum, letzter Lizenz-Check.

Neue Lizenz aktivieren (nach Nachbestellung):

1. APRO-Vertrieb übermittelt einen Lizenzschlüssel (meist als PDF/Datei).
2. Administration → Lizenzverwaltung → Lizenz einspielen — Schlüssel eintragen oder Datei hochladen.
3. Die neue Lizenz steht sofort als frei zur Verfügung.
4. Am gewünschten Gerät nutzen: Am Kassen-Client Verwaltung → Lizenzverwaltung → Lizenz holen.

Lizenz nach Hardware-Tausch übertragen:

1. Alte Kasse startet noch — Am alten Gerät: Verwaltung → Allgemein → Lizenzverwaltung → Lösche Allokierung und Reset Lizenznehmer. Wichtig: Internetverbindung nötig, damit der Server die Freigabe annimmt.
2. Neue Kasse — Lizenz über denselben Lizenzschlüssel abrufen.
3. Alte Kasse startet nicht mehr (Hardware-Defekt) — Lizenz muss am APRO-Lizenzserver manuell zurückgesetzt werden. Support kontaktieren; im Notfall neue Bestellung mit Hinweis im Notizfeld — das wird später gutgeschrieben.

Lizenz-Checker (automatische Prüfung):

• Kassen prüfen regelmäßig im Hintergrund, ob ihre Lizenz noch gültig ist (einmal pro Tag).
• Bei ablaufenden Lizenzen gibt es mehrere Wochen im Voraus eine Warnung in my.apro und am Kassen-Client.
• Bei abgelaufener Lizenz läuft die Kasse weiter, aber mit Einschränkungen (z.B. Sync deaktiviert).

Einstellungen

• Lizenz-Liste — my.apro → Kassenmodule → Administration → Lizenzverwaltung. Zentrale Übersicht.
• Lizenz-Check-Intervall — systemseitig täglich; nicht manuell änderbar, aber im Wartungsfall kurzfristig deaktivierbar.
• Ablauf-Benachrichtigungen — my.apro → User → User → [User] — Büro und Chef können Mail-Warnungen vor Ablauf aktivieren.
• Geräte-Seriennummer — einmal zugewiesen, bleibt die Seriennummer am Gerät. Bei Hardware-Tausch über „Lösche Allokierung" freigeben.
• Multi-Filiale — Lizenzen sind je Filiale und je Kasse zugeordnet. Ein zentrales my.apro sieht alle Lizenzen aller Filialen.
• Basis- vs. Zusatzmodule — Basis-Kasse ist die Voraussetzung; Zusatzmodule (Hotel, FiBu, Kiosk, Gutschein, Bonierapp, Bestellmanager, Webshop, Reservierung, WaWi, Loyalty) werden einzeln lizenziert.

Berechtigungen

Varianten

• Basis-Kasse — Pflicht. Ohne Basis-Lizenz startet die Kasse nicht.
• Bonierapp / Mobile Kasse — Zusätzliche Lizenz pro mobiles Gerät.
• Bestellmanager (Küche) — Eine Lizenz pro Küchen-Display.
• Hotel-Schnittstelle — Eine Lizenz pro verbundenes Hotel-System (Apaleo, Mews, Opera, Sihot, Casablanca, ASA, …).
• FiBu-Modul — Meist eine Lizenz pro Betrieb, unabhängig vom Steuerberater-System.
• Kiosk / Self-Order-Terminal — Eine Lizenz pro SB-Terminal.
• Gutscheinsystem / Gutscheinservice V3 — Eine Lizenz für das Gutschein-Backend; zusätzlich oft Online-Gutschein-Modul.
• Webshop / Online-Bestellsystem — Lizenz für Smorder / Online-Bestellmanager.
• Reservierung, WaWi, Loyalty, Payment-Terminal, Waage, Pager, Pickup-Box — jeweils eigene Zusatz-Lizenzen.
• Whitelabel-Partner / Franchise — Sammellizenzen mit eigener Pool-Verwaltung.

Problembehebung

• „Neue Kasse startet nicht — keine Lizenz" → Prüfen: wurde die Lizenz zugeordnet? Am Kassen-Client Verwaltung → Lizenzverwaltung → Lizenz holen ausführen. Internet nötig.
• „Lizenzierung funktioniert nicht" → Oft Firewall oder fehlende Internetverbindung zum APRO-Lizenzserver. Netzwerk prüfen. Wenn das nicht hilft: Support.
• „Lizenz bei Hardware-Tausch nicht freigegeben — Support nötig?" → Wenn das alte Gerät noch startet: selbst freigeben (siehe Ablauf). Wenn nicht: ja, Support kontaktieren. Im Notfall neue Bestellung mit Hinweis „Hardwaretausch".
• „Fehlermeldung: Automatische Gutscheinnummernvergabe deaktiviert" → Die Gutschein-Lizenz ist abgelaufen oder auf einem anderen Gerät belegt. Lizenz-Übersicht prüfen.
• „Nach Zeitumstellung: Lizenz-Check schlägt fehl" → Bekannter Randfall im Frühjahr/Herbst. Der interne Dienst (BaseDataService) hängt kurz fest. Ein bis zwei Stunden später löst sich das von selbst; der Lizenz-Check ist in diesem Fenster nicht zwingend nötig.
• „Modul ist gebucht, wird in my.apro aber nicht angezeigt" → Rolle des Benutzers prüfen — die Modul-Sichtbarkeit hängt auch an der Rolle. Oder: Lizenz wurde noch nicht vom Vertrieb freigeschaltet — im Zweifel beim APRO-Vertriebspartner nachfragen.
• „Wir haben mehr Kassen als Lizenzen" → Lizenz-Übersicht zeigt die Differenz. Entweder alte Kasse freigeben oder Nachbestellung beim Vertrieb.
• „Wie verlängere ich die Jahreslizenz?" → Meist läuft das über den APRO-Vertriebspartner / die Rechnungsstelle. In my.apro selbst nur einspielen, wenn ein neuer Schlüssel geliefert wurde.

Siehe auch

• userrollen.md — Welche Rolle darf Lizenzen einspielen
• stammdaten-sync-konfig.md — Sync benötigt eine gültige Basis-Lizenz
• online-reports.md — Einige Berichte sind nur bei aktivem Modul sichtbar
• kundenkarte-admin.md — Gutschein-Modul als eigene Lizenz
• Technik-Wiki: „Lizenz übertragen nach Hardwaretausch", „APRO Lizenz ausstellen"