Stammdaten-Synchronisation (Kasse ↔ my.apro)

Zielgruppe: Büro, Chef
Typische Nutzung: Einmalig beim Einrichten; im Alltag meist unbemerkt im Hintergrund
Aufruf: my.apro → Kassenmodule → Administration → Sync (bzw. Dienste/Status)

Zweck

my.apro ist die zentrale Verwaltung — die Kasse vor Ort ist der Arbeitsplatz. Damit beide dasselbe wissen (Artikel, Preise, Masken, Bediener, Tische), läuft im Hintergrund ein Synchronisations-Dienst zwischen Kasse und my.apro. Das Büro pflegt online, die Änderungen kommen kurze Zeit später automatisch auf jeder Kasse an. Bei Multi-Filial-Betrieben verteilt derselbe Dienst die Daten an alle Filialen.

Ablauf

Typischer Sync-Zyklus im Hintergrund:

1. Änderung in my.apro gespeichert — z.B. neuer Artikel, Preisänderung, neue Maske.
2. my.apro markiert den Datensatz als geändert und legt ihn in eine Warteschlange.
3. Kassen-Server holt regelmäßig ab — im typischen Minuten-Intervall.
4. Lokale Datenbank der Kasse wird aktualisiert — alle Terminals am Standort sehen die neue Information.
5. Bestätigung zurück an my.apro — der Eintrag ist als „synchronisiert" gekennzeichnet.

Manueller Sync-Anstoß (wenn Änderungen sofort live gehen sollen):

1. Am Kassen-Client: Verwaltung → Stammdaten aktualisieren (oder im BonNeu über Administration → Sync jetzt).
2. In my.apro: Kassenmodule → Administration → Sync → Jetzt auslösen für den gewählten Betrieb.
3. Der Fortschritt ist im Sync-Status sichtbar.

Sync-Status prüfen:

1. my.apro → Kassenmodule → Administration → Sync / Dienste öffnen.
2. Letzter erfolgreicher Lauf, offene Datensätze, Fehler im Klartext.
3. Bei roten Einträgen: Fehlermeldung öffnen und der Anleitung folgen.

Einstellungen

• Sync-Intervall — my.apro → Kassenmodule → Administration → Sync → Intervall. Standard sind wenige Minuten. Kürzere Intervalle belasten die Datenleitung, längere verzögern Änderungen. Für die meisten Betriebe passt die Voreinstellung.
• Was wird synchronisiert — Artikel, Sparten, Preise, Artikelmasken, Tischmasken, Tische, Bereiche, Bediener, Bediener-Gruppen, Drucker-Zuordnungen, Stützungen, Kundengruppen, Zahlungsmittel. Umsätze, Belege und Bonierungen laufen umgekehrt (Kasse → my.apro) über denselben Kanal.
• Exportprofil für Filialverbund — my.apro → Kassenmodule → Administration → Sync → Profile. Steuert, welche Filialen welche Stammdaten bekommen (z.B. Stadt-Preise vs. Land-Preise).
• Multi-Filial-Szenario — Ein zentrales my.apro, viele Kassen-Server vor Ort. Jeder Filial-Server holt seine Daten eigenständig ab.
• Bandbreiten-Schutz — Große Stammdatenpakete (z.B. Bild-Dateien für Artikel) werden gestaffelt übertragen, damit die Kasse im laufenden Betrieb nicht ausgebremst wird.
• Offline-Betrieb der Kasse — Der Kassen-Server arbeitet bei Leitungsausfall eigenständig weiter. Sobald die Leitung wieder steht, werden die aufgelaufenen Bonierungen und Pending-Stammdaten nachgeholt.

Berechtigungen

Varianten

• Einzelbetrieb — Ein Kassen-Server, ein my.apro-Mandant. Sync läuft geradlinig.
• Multi-Filiale, zentrale Stammdaten — Zentrale Artikelpflege, Filialen bekommen identische Artikel. Preis kann je Filiale abweichen.
• Multi-Filiale, Filial-Abweichungen — Basisstammdaten zentral, Filial-spezifische Artikel und Masken lokal. Beide Teile laufen parallel über den Sync.
• Saison-Filiale — Ein Filial-Server, der nur saisonal aktiv ist. Beim Reaktivieren werden alle Stammdaten-Deltas nachgezogen.
• Franchise-Netzwerk — Zentrale gibt Pflichtartikel und Pflichtpreise vor; Franchisenehmer darf ergänzen. Das Exportprofil regelt, was überschrieben werden darf.
• Webshop / Online-Bestellsystem — Online-Menükarten und Online-Artikel kommen aus demselben Stamm und werden über denselben Sync aktuell gehalten.

Problembehebung

• „Änderung in my.apro ist an der Kasse noch nicht sichtbar" → Normal, solange der Sync-Intervall noch nicht gelaufen ist (meist wenige Minuten). Wer sofort sehen will: manuell anstoßen.
• „Sync funktioniert nicht — Meldung ,Datenbank voll'" → Die Sync-Historie der Kasse ist voll. Meist Support-Thema (Historie aufräumen). Bis dahin läuft die Kasse offline weiter.
• „Neuer Artikel ist an Kasse 1 da, an Kasse 2 nicht" → Kasse 2 hat aktuell keinen Sync bekommen (offline, Dienst steht, Verbindung unterbrochen). Dienst-Status prüfen, kurz warten oder manuell anstoßen.
• „Meldung: BaseDataService in Auslastung" → Tritt gelegentlich nach der Zeitumstellung oder nach Windows-Updates auf. In der Regel hilft es, den Dienst auf der Server-Kasse neu zu starten — bei wiederholtem Auftreten Support melden.
• „Sync hat gestern funktioniert, heute nicht" → Häufig: Internetverbindung unterbrochen, Zugangsdaten abgelaufen, Windows-Update hat den Dienst angehalten. Internet testen, Sync-Status ansehen, Dienst neu starten.
• „Preisänderung kam nicht bei der Kasse an, obwohl Sync läuft" → Prüfen, ob der Artikel wirklich gespeichert wurde und ob keine Filial-Ausnahme (Exportprofil) aktiv ist, die genau diesen Artikel ausklammert.
• „Bonierungen von gestern fehlen in my.apro" → Umgekehrter Sync-Weg. Prüfen, ob der Tagesabschluss auf der Kasse abgeschlossen wurde. Bonierungen werden in der Regel nach Tagesabschluss spätestens nachgeliefert.

Siehe auch

• artikelverwaltung.md — Alle Artikel-Änderungen laufen über den Sync
• artikelmaske-verwalten.md — Maskenänderungen werden ebenfalls synchronisiert
• bediener-anlegen.md — Neue Bediener brauchen einen Sync, bevor sie sich anmelden können
• lizenz-uebersicht.md — Der Sync-Dienst ist Teil der Basislizenz und muss aktiv sein
• online-reports.md — Bonierungen erscheinen in Berichten erst nach Rück-Sync zur Zentrale