Online-Berichte (Reports in my.apro)

Zielgruppe: Chef, Büro, Accounting, optional Reports-Rolle für externe Revision
Typische Nutzung: Täglich (Tagesumsatz), wöchentlich (Kellner-Ranking), monatlich (Artikel-Auswertung, FiBu)
Aufruf: my.apro → Reporting

Zweck

Die Online-Berichte in my.apro bündeln alle Kassen-Auswertungen an einer Stelle: Umsätze, Kellnerleistung, Artikel-Ranking, Stundenlasten, Zahlungsarten, Storno-Quoten, Online-Bestellungen. Statt auf jeder Kasse einzeln einen Tagesbericht auszudrucken, sieht das Büro die konsolidierten Zahlen direkt im Browser — für einen Betrieb oder über alle Filialen hinweg.

Ablauf

Standard-Bericht aufrufen:

1. my.apro → Reporting → [gewünschter Bericht] öffnen.
2. Zeitraum wählen — Heute, Gestern, Vorwoche, Vormonat, freier Zeitraum.
3. Betrieb / Filiale wählen (wenn mehrere vorhanden).
4. Filter setzen — je nach Bericht: Kellner, Bereich, Artikelgruppe, Zahlungsmittel, Sparte.
5. Ansehen — Übersicht erscheint direkt im Browser.
6. Export (optional) — als PDF, Excel (XLSX) oder CSV.

Bericht automatisch per Mail erhalten:

1. Bericht öffnen → Als geplante Aufgabe einrichten.
2. Empfänger(E-Mail), Zeitintervall (täglich 07:00, wöchentlich Mo, monatlich am 1.), Format.
3. Speichern — der Bericht läuft ab sofort automatisch und landet im Postfach.

Rundungsdifferenz vs. Einzelbeleg prüfen:

1. Tagesumsatz-Bericht öffnen → Detailansicht ausklappen.
2. Bei Differenz zwischen Summe und Einzelposten: Rundungs-Detail prüfen, Offset ist meist durch Fremdwährung, Rabatt-Rundung oder Stützungs-Split erklärbar.

Einstellungen

• Welche Berichte sind sichtbar — steuert die Rolle des my.apro-Benutzers (my.apro → User → Benutzergruppen). Reports-Rolle sieht Berichte, nichts anderes. Accounting sieht zusätzlich FiBu und Zahlungsübersicht.
• Lokalzuweisung — my.apro → User → User → [User]. Entscheidet, welche Filialen im Bericht auftauchen. Filialleiter sehen nur ihre eigene Filiale.
• Automatischer Tagesbericht per Mail — my.apro → Reporting → [Bericht] → Als Aufgabe planen. Praktisch für den Chef, der den Vortag jeden Morgen frei Haus bekommt.
• Logo/Briefkopf im PDF — my.apro → Kassenmodule → Administration → Betriebsdaten → Logo. Auch für die Smorder-E-Mail-Rechnungen relevant.
• Export-Format Standard — je Bericht individuell wählbar; XLSX für weitere Bearbeitung, PDF für Archiv, CSV für Import in Drittsysteme.
• Reporting-Dienst — Berichte mit aufwändiger Auswertung laufen serverseitig und brauchen den internen Reporting-Dienst. Bei Ausfall erscheinen Berichte nicht oder kommen als leere Mail.

Berechtigungen

Varianten

• Tagesumsatz / Z-Bericht — Tagesabschluss pro Kasse und kumuliert. Klassischer Arbeitsstart des Chefs am Morgen.
• Kellnerabschluss / KellnerZ — Umsatz und Kassen­stand je Kellner pro Schicht. Grundlage für Kellnerabrechnung.
• Artikel-Top / Artikel-Bericht — Welche Artikel wurden wie oft verkauft, Umsatz, Marge. Gut für Speisekarten-Optimierung.
• Bereichs-/Tischumsatz — Umsatz pro Raum, Tisch oder Bereich. Für Kapazitätsplanung.
• Stundenlast — Umsatz und Bonierungen pro Stunde — zeigt Stoßzeiten, hilft bei Personalplanung.
• Zahlungsarten-Bericht — Bar / Karte / Gutschein / Zimmer / Stützung. Für Kassensturz und FiBu-Überleitung.
• Storno-Quote — Stornierungen pro Kellner und Tag. Kontroll-Instrument.
• Online-Bestellungs-Bericht — Umsätze aus Webshop / Smorder / Lieferdiensten.
• Gutscheinsaldo — Offene Gutscheine, eingelöste Gutscheine, Restwerte.
• FiBu-Bericht — Rohdaten vor dem FiBu-Export; Vorschau für die Buchhaltung.
• Online & Reports-Übersicht — Konsolidierte Startseite mit den wichtigsten Kennzahlen.
• Automatische Tages-/Wochen-Mails — Statt manuell aufrufen: landet im Postfach.

Reporting-Menü im Detail (my.apro)

Datenbasis-Grundregel: Online-Reports sind ein informatives Abbild, nicht für buchhalterische Zwecke. Einzelwerte können von Kassenberichten abweichen (andere Berechnungslogik, abweichende Behandlung von Zahlungsmitteln, Rabatten, Lieferscheinen, Stornos). Die zeitliche Basis richtet sich nach der Regel-Tagesabschlusszeit (Standard 05:00) — ein „Tag" ist z.B. 04.07. 05:00 bis 05.07. 05:00. Welcher Bericht mit welchem vergleichbar ist, steht in berichtsvergleiche.md.

Untermenüs unter Reporting:

• Online Reports — Plattform mit Auswertungen: Übersicht (Gesamtumsatz, Durchschnitt pro Kellner/Tisch/Rechnung, Offen, Storno, Wetter), Auslastung (Tisch-/Personalauslastung, belegte Tische), Bonierung/Zeit (Umsatz pro Wochentag/Tageszeit), Kellner (Top/aktive Kellner, verrechenbar/nicht verrechenbar), Renner/Penner (Sparten), Tische, Zahlungsmittel (verrechenbar/nicht verrechenbar). Nicht verrechenbare Zahlungsmittel (Lieferschein, Storno) und offene Bonierungen sind in den Umsatzwerten NICHT enthalten.
• E-Mail Reports (Reporting → Online-Reports → Account-Symbol → E-Mail Reports) — Report-Auswahl (Mehrfachselektion), Intervall, Aussende-Zeitpunkt, Zeitraum (Vortag/Vorwoche/Vormonat/Vorjahr), Versatz (verschiebt den tatsächlichen Berichtszeitraum — für 01.–01. „1 Tag" eintragen) und E-Mail-Adresse(n).
• Kellnerabschläge — alle Kellnerabschläge abrufen/herunterladen (filterbar nach Zeitraum/Kellner).
• Rechnungen — alle Kassenrechnungen (inkl. Faktura-Ausgangsrechnungen) abrufen, herunterladen, per Mail senden; filterbar nach Datum/RG-Nr./Kunde/Zahlungsmittel/Gast/Zimmer. Aktivierung: in Administration → Schnittstellen Standard-Kellner-ID (z.B. 9999) und Standardbetrieb (1) setzen.
• Reports zuweisen — Online-Reporting-Zugänge für Mitarbeiter anlegen und je Benutzer Reports zuweisen/übernehmen/löschen.
• Tagesabschlüsse — alle Tagesabschlüsse abrufen/herunterladen (Zeitraum einschränkbar).
• App Bezahlvorgänge — Bezahlvorgänge über die App suchen (Zeitraum) und Rechnungen nachdrucken.
• Verlauf — wie auf der Kassa, mit Filtermöglichkeiten.

Problembehebung

• „Berichte werden nicht angezeigt" → Meist steht der interne Reporting-Dienst. Zuerst kurz warten; wenn über längere Zeit nichts kommt, Support melden.
• „Z-Bericht / Kellnerbericht wurde nicht erstellt" → Tagesabschluss auf der Kasse prüfen — ohne Tagesabschluss gibt es keinen Z-Bericht. Danach Bericht erneut aufrufen.
• „Tagesmail ist heute nicht gekommen" → Geplante Aufgabe öffnen: letzter Lauf, Status, Fehlermeldung. Oft ist der Mail-Dienst kurzzeitig ausgefallen. Spam-Ordner prüfen.
• „Rundungsdifferenz im Tagesumsatz" → Häufig harmlos: Summe aus Einzelbelegen mit Rabatt, Stützung oder Fremdwährung kann um Cent-Beträge von der direkten Belegsumme abweichen. Detailansicht zeigt, welcher Beleg den Offset erzeugt.
• „Bericht zeigt einen anderen Umsatz als der Tagesabschluss auf der Kasse" → Offene Tische am Tagesende? Tage mit falscher Geschäftstagesgrenze (Mitternachts-Regelung)? Geschäftstag-Parameter in my.apro prüfen.
• „Kellnerin fehlt im Kellnerumsatz" → Sie hat an diesem Tag nicht gebucht oder ihr Bediener wurde gewechselt. Prüfen, ob der Login am Schichtbeginn wirklich stattgefunden hat.
• „Nach Windows-Update funktionieren die Berichte nicht" → Auf der Server-Kasse kann es sein, dass der Reporting-Dienst nicht automatisch gestartet ist. Support kontaktieren; bis dahin Berichte vom Kassen-Client direkt drucken.
• „Externe Buchhaltung will Excel-Export in einer bestimmten Struktur" → CSV-Export und dann in eigener Excel-Vorlage weiterverarbeiten — oder FiBu-Export direkt im Format des Buchhaltungs-Systems nutzen (siehe FiBu-Ablauf).

Siehe auch

• userrollen.md — Welche Rolle welche Berichte sehen darf
• berichtsvergleiche.md — Welche Berichte vergleichbar sind und warum Differenzen entstehen
• zahlungsmittel.md — Verrechenbar/nicht verrechenbar steuert die Berichtszuordnung
• ../uebergreifend/fibu-ablauf.md — FiBu-Export als eigener Kanal für den Steuerberater
• stuetzungen.md — Stützungs-Auswertung und Abrechnung an Stützungsgeber
• kundenkarte-admin.md — Gutscheinsaldo und Kundenkarten-Berichte
• lizenz-uebersicht.md — Einige Berichte (z.B. Online-Bestellungen) setzen aktive Lizenzmodule voraus