Zielgruppe: Büro, Chef (einmalig), Accounting (bei Berichtsfreigabe)
Typische Nutzung: Einmalig beim Einrichten, danach nur bei Personalstruktur-Änderungen
Aufruf: my.apro → Kassenmodule → Benutzer → Bediener-Gruppen und my.apro → Benutzer (für my.apro-Rollen)
Zweck
Userrollen regeln, wer was darf — sowohl am Kassen-Client (durch Bediener-Gruppen) als auch in der Onlineverwaltung my.apro (durch my.apro-Rollen). Saubere Rollen verhindern, dass ein Aushilfskellner versehentlich Preise ändert oder ein Buchhaltungsbüro Zugriff auf die komplette Artikelverwaltung bekommt. Je enger die Rechte, desto sicherer läuft der Betrieb.
Ablauf
Bediener-Gruppe am Kassen-Client:
- my.apro → Kassenmodule → Benutzer → Bediener-Gruppen → Neu anlegen.
- Name vergeben (z.B. „Kellner", „Chef", „Aushilfe", „Theke").
- Rechte-Matrix ausfüllen — Häkchen pro Funktion:
- Bonieren, Stornieren vor/nach Rechnung
- Preis ändern, Rabatt geben
- Fremden Tisch übernehmen
- Kellnerabschlag, Tagesabschluss
- Kassabuch-Bewegungen, Tresorbuchung
- Bericht ansehen
- Speichern.
- In den Bediener-Stammdaten die passende Gruppe zuweisen.
my.apro-Rolle für Onlineverwaltung:
- my.apro → Benutzer → Neuer Benutzer anlegen oder bestehenden öffnen.
- E-Mail + Passwort / Login vergeben.
- Rolle(n) wählen aus der vordefinierten Liste (z.B. Lokal-Manager, Buchhaltung, Reports, Bestellverwaltung, Maskenverwaltung).
- Lokalzuweisung — welche Betriebe der Benutzer sieht (wichtig bei Filialbetrieben).
- Speichern. Der Benutzer bekommt eine Einladungsmail und kann sich dann in my.apro anmelden.
Rolle ändern:
- Benutzer öffnen → Rolle(n) aktivieren/deaktivieren → Speichern.
- Greift beim nächsten Login; laufende Sitzungen können kurz neu angemeldet werden.
Einstellungen
- Bediener-Gruppe —
my.apro → Kassenmodule → Benutzer → Bediener-Gruppen. Wirkt am Kassen-Client (BonNeu, Bonierapp). - my.apro-Rolle —
my.apro → User → User → [User]. Wirkt in der Onlineverwaltung. - Lokalzuweisung —
my.apro → User → User → [User]. Grenzt ein, welche Betriebe der Benutzer sehen darf. - Erweiterte Menükarten / Zahlungsmittel — eigene Rollen „Erweiterte Menükarte", „Tester" — wer darf welche Menükarten online sehen und bestellen.
- Benutzergruppenverwaltung — separate Rolle für Betriebe, die viele Fremdfirmen verwalten (z.B. Kantinen mit Mitarbeiterverpflegung).
- Auszahlungsberichte / Reports — Schmale Rolle für Steuerberater oder externe Buchhaltung, die ausschließlich Berichte sehen.
Berechtigungen
Rolle | Was sie damit machen kann |
|---|---|
Kellner (Kassen-Gruppe) | Bonieren, eigene Stornos vor Rechnung, eigene Abrechnung, eigener Kellnerabschlag |
Chef (Kassen-Gruppe) | Alles vom Kellner + fremde Tische, Preisänderungen, Rabatte, Storno nach Rechnung, Tagesabschluss, Kassabuch |
Büro (my.apro) | Vollzugriff auf Stammdaten (Artikel, Masken, Bediener, Sparten, Drucker) |
Accounting / Buchhaltung (my.apro) | FiBu-Export, Zahlungsberichte, Tagesabschluss-Übersicht, Sparten-/Kontenpflege; keine Bonierung |
Reports (my.apro) | Nur Lesezugriff auf alle Berichte |
Lokal-Manager (my.apro) | Lokalweite Einstellungen, keine globalen Kassen-Parameter |
Maskenverwaltung (my.apro) | Nur Artikel, Artikelmasken, Tischmasken — nichts anderes |
Bestellverwaltung (my.apro) | Online-Bestellungen, Menükarten, Online-Berichte |
Rezeption (my.apro) | Hotelschnittstelle und zugehörige Auswertungen |
App User | Kunden-Login für Apps/Webshops; kein my.apro-Verwaltungszugriff |
Varianten
- Kleiner Betrieb mit zwei Gruppen — „Kellner" und „Chef" am Kassen-Client, dazu ein my.apro-Benutzer mit Büro-Rolle für den Inhaber. Mehr braucht es oft nicht.
- Mittelbetrieb mit Büro-Trennung — Zusätzlich eine Accounting-Rolle für die externe Buchhaltung, eine Reports-Rolle für den Revisor.
- Filialbetrieb — my.apro-Rollen mit Lokalzuweisung: jeder Filialleiter sieht nur seine Filiale, die Zentrale sieht alle.
- Kantine mit Fremdfirmen — Eigene Rolle „Benutzergruppenverwaltung", damit jede Firma ihre Mitarbeiter selbst pflegen kann.
- Online-Shop / Webshop-Betreiber — Rollen „Bestellverwaltung" und „Erweiterte Menükarten" zusätzlich; Kellnerrechte können minimal bleiben.
- Support-Zugriff für APRO — Zeitlich befristete Rolle „Tester" oder „Update Manager" — danach wieder entziehen.
Problembehebung
- „Kellner kann plötzlich keine Rechnung drucken" → Die Bediener-Gruppe wurde geändert oder der Bediener wurde in eine andere Gruppe verschoben. In der Gruppe das Recht „Rechnung drucken" setzen.
- „Kellner kann nach Rechnung nicht stornieren" → Absicht: nach Rechnungsdruck braucht es Chef-Rechte. Entweder Chef holen oder das Recht in der Kellner-Gruppe aktivieren (nicht empfohlen aus fiskaler Sicht).
- „Mitarbeiter sieht in my.apro zu viel" → Seine Rolle ist zu breit. Auf eine schmalere Rolle wechseln (z.B. von „Büro" auf „Maskenverwaltung") und Lokalzuweisung prüfen.
- „Neuer my.apro-Benutzer bekommt keine Einladungsmail" → E-Mail-Adresse prüfen, Spam-Ordner, Benutzer-Status („aktiv"). Einladung neu senden.
- „Rolle wurde geändert, aber Benutzer sieht alte Rechte" → Abmelden und neu anmelden. Browser-Cache löschen, falls das nicht hilft.
- „Accounting-Kollege soll nur FiBu-Export bekommen, sieht aber Artikel" → Rolle auf „Buchhaltung" einschränken und alle weiteren Rollen deaktivieren.
- „Einen Kellner auf zwei Gruppen zuweisen" → Nicht möglich. Entweder eine neue Gruppe anlegen, die beide Rechte-Sets vereint, oder einen zweiten Bediener für den Sonderfall anlegen.
Siehe auch
bediener-anlegen.md— Bediener für den Kassen-Client anlegen und Gruppe zuweisenonline-reports.md— Welche Berichte welche Rolle siehtlizenz-uebersicht.md— Lizenzierte Module entscheiden, welche Rollen überhaupt sichtbar sindstammdaten-sync-konfig.md— Bediener-Gruppen werden mit der Kasse synchronisiert../uebergreifend/fibu-ablauf.md— Buchhaltungs-Rolle und FiBu-Export